Автоматизированная и неавтомати́рованная обработка персональных данных: различия и специфика

Автоматизированная и неавтомати́рованная обработка персональных данных: различия и специфика


Работа с персональными данными предполагает два основных способа их обработки: автоматизированный и неавтоматизированный. Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» определяет разницу между ними следующим образом:


Что такое автоматизированная обработка?


Автоматизированная обработка персональных данных подразумевает работу с этими данными с применением технических средств и программного обеспечения, позволяющего автоматически собирать, хранить, передавать и анализировать информацию. К примеру, работа с базой данных CRM-системы, электронной почтой, мобильными приложениями или облачными сервисами относится к этому типу обработки.
Ключевые признаки автоматизированной обработки:

• Операции осуществляются с помощью электронных устройств.
• Возможна массовая обработка больших объемов данных.
• Часто применяется программное обеспечение для автоматизации процессов управления данными.

Примером автоматизированной обработки может служить система учёта клиентов банка, где данные собираются, хранятся и используются исключительно посредством компьютерной программы.


Что такое неавтоматизированная обработка?


Неавтоматизированная обработка данных представляет собой работу с персональными данными без использования компьютерных технологий. Такие операции выполняются вручную: записи ведутся на бумажных носителях, хранятся в архивах, запрашиваются и просматриваются сотрудниками лично.
Основные характеристики неавтоматизированной обработки:

• Данные записаны и сохраняются физически (бумага, карты, тетради).
• Ограниченные объемы обрабатываемых данных.
• Физический доступ сотрудников к документам необходим для их просмотра и изменения.

Пример неавтоматизированной обработки – ведение кадрового архива в бумажной форме, когда записи вносятся вручную, хранятся в папках и могут использоваться только при личном доступе сотрудников отдела кадров.


Отличия двух видов обработки


Различия между двумя способами обработки заключаются в следующем:

• Использование техники: автоматизированная обработка требует наличия специализированных программ и оборудования, тогда как неавтоматизированная осуществляется руками сотрудников.
• Скорость и масштаб: автоматизация позволяет быстрее и эффективнее обрабатывать большие объёмы данных, в то время как ручная обработка ограничена возможностями человека.
• Безопасность: автоматизированная обработка связана с риском кибератак и несанкционированного доступа, тогда как неавтоматизированная подвержена физическим угрозам (потеря, кража документов).

Почему важен правильный выбор метода обработки?


Выбор подходящего способа обработки персональных данных играет ключевую роль в соблюдении законов о защите информации. Каждая форма обработки накладывает свои обязательства на компанию, связанные с обеспечением сохранности данных, соблюдением сроков их хранения и утилизации.
Например, в автоматизированной обработке особое внимание уделяется технической защите данных (шифрование, антивирусная защита, резервное копирование), тогда как в неавтоматизированной большое значение придаётся физической охране помещений, контролю доступа и правильному порядку выдачи и возврата документов.


Заключение


Выбирая подходящий метод обработки персональных данных, организации обязаны учитывать специфику своего бизнеса, уровень используемых технологий и необходимость поддержания высокого уровня защищённости данных. Важно помнить, что неправильный выбор типа обработки может привести к нарушению законодательства и наложению значительных штрафов.
Следовательно, чёткое понимание различий между автоматизированной и неавтоматизированной обработкой способствует эффективной организации рабочих процессов и обеспечению должного уровня защиты персональных данных.